Von Mela­nie Gie­bel, Tech­no­lo­gie­mar­ke­ting und Alum­ni-Betreu­ung (HZDR)

Als das vom Bun­des­mi­nis­te­ri­um für Bil­dung und For­schung geför­der­te For­schungs­pro­jekt „TTO-Alum­ni – Auf­bau und Erpro­bung von Alum­ni-Netz­wer­ken für Bewer­tungs- und Ver­wer­tungs­pro­zes­se im wis­sen­schafts­na­hen Tech­no­lo­gie­trans­fer“ im Herbst 2016 am HZDR star­te­te, gab es kein Netz­werk und kei­ne Akti­vi­tä­ten für und mit Alum­ni. Bis dato spiel­te das Kon­takt­hal­ten zu Wissenschaftler*innen und Mitarbeiter*innen, die das For­schungs­zen­trum ver­las­sen, kei­ne gro­ße Rol­le. Die Trans­fer­ab­tei­lung begann bei Null mit der Alum­ni-Arbeit. Das Pro­jekt war damit auch ein gro­ßer Gewinn und Chan­ce für das HZDR, etwas Neu­es auf­zu­bau­en. Ande­rer­seits muss­te zunächst viel Über­zeu­gungs­ar­beit intern geleis­tet wer­den, da vor allem die Per­so­nal­ab­tei­lung mit ins Boot für den Auf­bau des Alum­ni-Netz­wer­kes geholt wer­den musste.

Am Ende des Pro­jek­tes, nach knapp vier­ein­halb Jah­ren, kann die Auf­bau­ar­beit als gelun­gen bezeich­net wer­den. Es sind inzwi­schen über 600 Per­so­nen im Netz­werk regis­triert, jeden Monat kom­men zwi­schen fünf und zehn neue Alum­ni dazu. Doch bis es mit dem Alum­ni-Netz­werk rich­tig los­ge­hen konn­te, brauch­te es über ein Jahr, die für Lite­ra­tur­stu­di­um, Recher­che und Erstel­len eines Kon­zep­tes ver­wen­det wur­de. Es wur­de ein Inter­view­leit­fa­den erar­bei­tet und Leit­fa­den­ge­sprä­che mit Ehe­ma­li­gen, vor allem Dok­to­ran­den und Post­docs geführt. Dabei ging es beson­ders dar­um, zu erfah­ren, in wel­cher Wei­se sich die Alum­ni selbst vor­stel­len kön­nen, in dem neu­en Netz­werk mitzuwirken.

Nach den Inter­views wur­de gemein­sam mit der Per­so­nal­ab­tei­lung ein Ver­fah­ren eta­bliert, damit Mitarbeiter*innen, die das HZDR ver­las­sen, die Mög­lich­keit bekom­men, sich für das Alum­ni-Netz­werk zu regis­trie­ren. Auf dem Lauf­zet­tel vor dem Ver­las­sen wur­de ein Besuch in der Trans­fer­ab­tei­lung als ver­pflich­ten­de Sta­ti­on ein­ge­führt. Die Alum­ni-Betreue­rin im Trans­fer­of­fice inter­view­te alle Per­so­nen, wie und wohin sie das For­schungs­zen­trum ver­las­sen und ob sowie auf wel­che Wei­se sie in Ver­bin­dung blei­ben möch­ten. Eigent­lich jede und jeder, die oder der zu die­sem abschlie­ßen­den Gespräch kam, hin­ter­ließ auch sei­ne Kon­takt­da­ten für das Alum­ni-Netz­werk. Nach andert­halb Jah­ren die­ser Abschluss-Gesprä­che wur­de das Ver­fah­ren u.a. aus Zeit­grün­den im Früh­jahr 2019 auf eine Online-Regis­trie­rung umgestellt.

Außer­dem wur­de ein Kon­zept erstellt, wel­che Trans­fer-Akti­vi­tä­ten mit Alum­ni-Betei­li­gung pilo­t­haft ins Leben geru­fen und aus­pro­biert wer­den. Nun fehl­te es noch an einem Key Visu­al, also einem anspre­chen­den Design, mit dem das Alum­ni-Netz­werk sicht­bar in Erschei­nung tre­ten und das für Mar­ke­ting­zwe­cke zum Ein­satz kom­men konn­te. Die­ses lie­fer­te eine Gra­fi­ke­rin – und damit konn­te es ab Ende 2017 mit Ver­an­stal­tun­gen und der Anspra­che des noch klei­nen Netz­wer­kes losgehen.

Alum­ni Talk am HZDR

Die Alum­ni-Trans­fer-Abtei­lung kon­zen­trier­te sich auf weni­ge und dafür in regel­mä­ßi­gen Abstän­den wie­der­keh­ren­de For­ma­te. In der Coro­na-Zeit kamen online-For­ma­te hin­zu und damit ergab sich auch die Chan­ce, Alum­ni von wei­ter weg zu akti­vie­ren und ein­zu­bin­den. Aus Mar­ke­ting­sicht wich­tig war dabei auch, dass die For­ma­te einen grif­fi­gen Titel haben, der Inter­es­se weckt. „Alum­ni Talk“, „Busi­ness & Beer“ und „Trans­fer After Work“ – mit die­sen Ange­bo­ten ging es 2018 los. Wohl­ge­merkt, zwei Jah­re Vor­be­rei­tungs­ar­beit waren bis dahin ver­gan­gen. Denn was brin­gen die bes­ten Ange­bo­te, wenn es noch kei­ne Kon­tak­te gibt und das Netz­werk noch gar nicht bekannt ist? Wenig. Die Erfah­rung, die wir als HZDR des­halb gern mit ande­ren außer­uni­ver­si­tä­ren For­schungs­ein­rich­tun­gen tei­len möch­ten, die auch bei null anfan­gen: Nehmt euch Zeit und Res­sour­cen für Mar­ke­ting, ein Cor­po­ra­te Design und dem Eta­blie­ren eines für alle prak­ti­ka­blen Regis­trie­rungs­ver­fah­rens. Sprecht abtei­lungs­über­grei­fend in eurer Ein­rich­tung über die ers­ten Schrit­te und erstellt gemein­sam ein Kon­zept. Vor allem die Per­so­nal­ab­tei­lung und die Öffent­lich­keits­ar­beit müs­sen mit­zie­hen, sonst funk­tio­niert es nicht. Erst dann machen im nächs­ten Schritt For­ma­te und Ange­bo­te Sinn.